Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 20 mei 2026

1. Wie wij zijn

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van AIFY.

• Bedrijfsnaam: AIFY
• KvK-nummer: 96625643
• E-mail: info@aify.nl
• Telefoon: +31 6 16061313
• Gevestigd in: Den Haag, Nederland

In deze voorwaarden wordt AIFY aangeduid als "AIFY" of "wij". De partij die ons inschakelt wordt aangeduid als "opdrachtgever" of "klant".

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, opdrachtbevestiging en overeenkomst tussen AIFY en de opdrachtgever, tenzij we schriftelijk iets anders hebben afgesproken. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij we die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben geaccepteerd.

Bij tegenstrijdigheid tussen een opdrachtbevestiging en deze voorwaarden, gaat de opdrachtbevestiging voor.

3. Onze diensten

AIFY levert diensten op het gebied van:

• Web Development: websites, webapps, koppelingen en klantportalen.
• AI Automatisering: AI-assistenten, workflows, RAG-oplossingen en procesautomatisering.
• IT Beheer: Microsoft 365, werkplekken, migraties, beveiliging en doorlopend beheer.
• Advies en strategie rondom bovenstaande onderwerpen.

Wij voeren onze opdrachten naar beste inzicht en vermogen uit. Tenzij uitdrukkelijk overeengekomen, geldt iedere opdracht als een inspanningsverplichting en niet als resultaatsverplichting.

4. Offertes en totstandkoming

Offertes van AIFY zijn vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na de offertedatum, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk (per e-mail volstaat) heeft geaccepteerd, of zodra AIFY met het werk begint op verzoek van de opdrachtgever.

Kennelijke fouten of vergissingen in een offerte binden ons niet.

5. Uitvoering en planning

AIFY werkt in korte iteraties met duidelijke deliverables. Genoemde opleverdatums zijn streefdata en geen fatale termijnen, tenzij we uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.

We mogen voor onderdelen van de opdracht derden inschakelen (zoals hosting, software, externe specialisten). Met deze derden sluiten we waar nodig een verwerkers- of geheimhoudingsovereenkomst.

6. Medewerking van de opdrachtgever

Een vlotte uitvoering vraagt om tijdige medewerking. De opdrachtgever zorgt dat:

• benodigde informatie, content en toegangen op tijd worden aangeleverd;
• vragen en goedkeuringen binnen een redelijke termijn worden beantwoord;
• de juiste contactpersoon beschikbaar is om beslissingen te nemen.

Vertraging door uitblijvende medewerking komt voor rekening van de opdrachtgever. Eventuele wachturen of extra werk worden gefactureerd tegen het overeengekomen tarief.

7. Wijzigingen en meerwerk

Als de opdrachtgever tijdens het project wijzigingen, uitbreidingen of extra werk wenst, bespreken we vooraf de gevolgen voor planning en prijs. Meerwerk wordt pas uitgevoerd na akkoord van de opdrachtgever, in de praktijk via een korte schriftelijke bevestiging (e-mail volstaat).

8. Tarieven en facturatie

Onze tarieven staan in de offerte of opdrachtbevestiging. Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

• Projecten worden in de regel gefactureerd in termijnen: een aanbetaling bij start, eventuele tussentijdse termijnen en een eindfactuur bij oplevering.
• Doorlopende diensten (zoals IT-beheer of beheercontracten) worden maandelijks of per kwartaal vooraf gefactureerd.
• De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders afgesproken.

Bij overschrijding van de betalingstermijn mogen wij de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen, en de uitvoering of toegang tot diensten opschorten tot betaling is voldaan.

9. Intellectueel eigendom

Bij oplevering en volledige betaling draagt AIFY de gebruiksrechten op het maatwerk over aan de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. De opdrachtgever krijgt daarmee het recht om het opgeleverde werk binnen de eigen organisatie te gebruiken, beheren en doorontwikkelen.

Onderdelen die wij ook bij andere klanten gebruiken, zoals generieke bouwstenen, scripts, prompts, modellen, methoden en kennis, blijven eigendom van AIFY. De opdrachtgever krijgt daarop een niet-exclusief gebruiksrecht binnen het opgeleverde werk.

Software, licenties en diensten van derden (zoals Microsoft 365, hostingproviders of AI-aanbieders) zijn onderworpen aan de voorwaarden van die derde partij.

10. Geheimhouding

AIFY en de opdrachtgever behandelen vertrouwelijke informatie van elkaar als zodanig. We delen die informatie niet met derden, behalve als dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht of als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij mogen op hoofdlijnen vermelden dat we voor de opdrachtgever hebben gewerkt en het werk tonen in een portfolio of case, tenzij anders is afgesproken. Concrete cijfers, namen of vertrouwelijke details delen we alleen na overleg.

11. Privacy en gegevensverwerking

Bij projecten waarbij wij persoonsgegevens verwerken namens de opdrachtgever (zoals migraties, AI-toepassingen op klantdata of beheer van werkplekken), sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen.

Meer informatie staat in onze privacyverklaring.

12. Aansprakelijkheid

AIFY is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aan ons toerekenbare tekortkoming. Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis (en samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis) beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de laatste zes maanden door de opdrachtgever aan ons is betaald, met een maximum van € 10.000.

Wij zijn niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen;
• schade door onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever;
• storingen, fouten of beveiligingsincidenten bij diensten van derden (zoals hosting, Microsoft 365, AI-aanbieders of internetverbindingen);
• onjuiste of onvolledige output van AI-systemen, de opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor controle en gebruik van die output.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AIFY.

13. Overmacht

Bij overmacht, zoals langdurige uitval van internet, storingen bij toeleveranciers, ziekte of andere omstandigheden buiten onze invloed, mogen we de uitvoering opschorten. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst opzeggen zonder schadevergoeding, met afrekening van het tot dan toe geleverde werk.

14. Beëindiging

Een opdracht kan tussentijds door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een redelijke termijn. De opdrachtgever betaalt in dat geval het werk dat tot het moment van opzegging is uitgevoerd, inclusief eventuele kosten die wij redelijkerwijs niet meer kunnen voorkomen.

Voor doorlopende diensten (zoals beheercontracten) geldt een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij anders overeengekomen.

Wij mogen een overeenkomst per direct beëindigen als de opdrachtgever in verzuim is met betaling, surseance of faillissement aanvraagt of zich schuldig maakt aan onrechtmatig of frauduleus gebruik van onze diensten.

15. Klachten

Heb je een klacht over een opgeleverd onderdeel of een factuur? Laat het ons binnen 14 dagen na ontdekking weten via info@aify.nl. We pakken het direct op en zoeken samen naar een oplossing.

16. Wijzigingen van deze voorwaarden

AIFY mag deze voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Voor lopende opdrachten geldt de versie die van toepassing was bij het aangaan van de overeenkomst, tenzij anders afgesproken.

17. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen AIFY en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen die we niet onderling kunnen oplossen, leggen we voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar AIFY is gevestigd.